Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jego celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur VAT - od momentu wystawienia, przez przesłanie do administracji skarbowej, aż po archiwizację dokumentów. Dla przedsiębiorców oznacza to odejście od faktur wysyłanych mailem czy przechowywanych lokalnie i przejście na centralny, państwowy rejestr faktur ustrukturyzowanych. Dla największych podmiotów obowiązek ich wystawiania zaczyna się 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorców - 1 kwietnia 2026 roku. To oznacza, że czas przygotowań właśnie się kończy, a etap realnego działania jest tuż za rogiem.

- Wprowadzenie KSeF fundamentalnie zmienia sposób myślenia o fakturze - tłumaczy Krzysztof Hejduk, doradca podatkowy, Partner w KPT Doradcy Podatkowi. - Po wejściu w życie zmian przepisów o KSeF nie mówimy już o fakturze jako pliku PDF, tylko o zbiorze danych zapisanych w strukturyzowanej formie, który trafia do centralnego systemu administracji skarbowej. To właśnie ta wersja, przeprocesowana przez KSeF, staje się jedynym prawnie obowiązującym dokumentem. Wszystko, co użytkownik widzi w formie PDF czy podglądu, pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Dlatego tak ważne jest, aby systemy sprzedażowe i rozliczeniowe były przygotowane na tę zmianę i prawidłowo obsługiwały proces wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur w KSeF - bez angażowania użytkownika w kwestie techniczne czy podatkowe - zaznacza ekspert.

Choć z perspektywy przepisów KSeF bywa przedstawiany jako obowiązek księgowy, jego realny wpływ jest znacznie szerszy. Zmienia sposób działania systemów sprzedażowych, aplikacji obsługujących płatności, platform rozliczeniowych i narzędzi, z których przedsiębiorcy korzystają na co dzień. I właśnie dlatego gotowość technologiczna dostawców usług ma dziś kluczowe znaczenie.

Co zmienia KSeF z perspektywy użytkownika Elocity?

Dla kierowców i użytkowników aplikacji Elocity zmiany związane z KSeF-em są właściwie nieodczuwalne. Proces ładowania, rejestracji czy podawania danych do faktury pozostają takie same, jak dotychczas. Różnica pojawia się wewnątrz systemu.

Po wygenerowaniu faktury użytkownik otrzymuje na maila jej podgląd w formacie PDF - dokument czytelny, znany i wygodny w użyciu. Jednak właściwa faktura, w rozumieniu prawnym, trafia do KSeF. Podgląd zawiera kody QR, które umożliwiają weryfikację sprzedawcy i pobranie oryginalnej faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio z systemu Ministerstwa Finansów.

To rozwiązanie nie jest autorskim pomysłem Elocity, lecz spełnieniem formalnych wymogów KSeF. Jego celem jest zapewnienie użytkownikom ciągłości i komfortu, mimo fundamentalnej zmiany w sposobie wystawiania dokumentów.

Gotowość na KSeF to nie jedno wdrożenie

Z perspektywy Elocity przygotowanie do KSeF nie było pojedynczym projektem technologicznym, który kończy się w momencie uruchomienia integracji. Wręcz przeciwnie - był to wielomiesięczny, interdyscyplinarny proces, który rozpoczął się na długo przed wejściem systemu w życie.

- W prace związane z Krajowym Systemem e-Faktur zaangażowany był cały szereg ekspertów: zespoły developerskie, doradcy podatkowi i księgowi, eksperci prawni, a także zespoły biznesowe odpowiedzialne za obsługę klientów i partnerów - wylicza Agnieszka Nocuń, CFO Elocity i członkini zarządu. - Kluczowym wyzwaniem nie była sama dokumentacja techniczna KSeF, lecz mapowanie danych i interpretacja przepisów. Wiele obszarów wymagało uzgodnień, testów i wypracowania kompromisów między różnymi podejściami, zarówno wewnątrz organizacji, jak i we współpracy z klientami - wyjaśnia ekspertka.

Różni klienci, różne terminy, jedno rozwiązanie

Dodatkowym poziomem złożoności była różnorodność klientów Elocity. System musiał zostać dostosowany nie tylko do wewnętrznych procesów spółki, ale także do potrzeb operatorów działających w różnych modelach biznesowych - w tym klientów white label oraz dużych podmiotów objętych wcześniejszym obowiązkiem KSeF.

Część przedsiębiorstw współpracujących z liderem elektromobilności została objęta obowiązkiem już w pierwszym terminie, inni - w kolejnym etapie. To oznaczało konieczność równoległego prowadzenia kilku wdrożeń, testów i scenariuszy działania. W praktyce nie było to jedno wdrożenie, lecz seria skoordynowanych projektów, realizowanych pod presją czasu i zmieniających się wytycznych.

- Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że dla nas “projekt KSeF” nie kończy się w dniu uruchomienia integracji. To system, który będzie ewoluował, zarówno po stronie administracji publicznej, jak i po stronie firm korzystających z niego na co dzień. Dlatego traktujemy KSeF jako projekt długoterminowy - dodaje Mariusz Lemieszek, Senior Fullstack Developer w dziale IT Elocity.

Po wdrożeniu KSeF-u 1 lutego 2026 roku w Elocity uruchomiony zostanie stały monitoring działania systemu, obejmujący m.in. takie kwestie, jak kontrola poprawności wysyłki faktur, obsługa sytuacji odrzuceń lub opóźnień po stronie KSeF czy reagowanie na zmiany interpretacyjne i techniczne.

Podobnie jak w przypadku wszystkich kwestii związanych z funkcjonowaniem stacji ładowania, również w przypadku spraw związanych z fakturami ustrukturyzowanymi elektromobilni mogą liczyć na całodobową pomoc techniczną Centrum Wsparcia Klienta, działającego w trybie 24/365.

Gotowość, która daje realne bezpieczeństwo

Dla operatorów stacji ładowania, partnerów biznesowych i klientów Elocity gotowość na KSeF oznacza dziś coś znacznie więcej niż formalną zgodność z przepisami. To przede wszystkim pewność operacyjna - że system, z którego korzystają na co dzień, poradzi sobie nie tylko w idealnych warunkach, ale również w sytuacjach mniej oczywistych: przy dużej skali transakcji, chwilowej niedostępności KSeF, zmianach interpretacyjnych czy różnicach w terminach obowiązywania przepisów dla poszczególnych podmiotów.

- Gotowość Elocity na KSeF została zaprojektowana z myślą o realnych scenariuszach biznesowych, a nie wyłącznie o „odhaczeniu” wymogów technicznych. Oznacza to automatyzację procesów wystawiania i przesyłania faktur, mechanizmy zabezpieczające ciągłość działania systemu oraz stały monitoring poprawności integracji z KSeF. Dzięki temu operatorzy mogą skupić się na prowadzeniu infrastruktury i obsłudze użytkowników, bez konieczności ręcznego reagowania na zmiany po stronie systemów fiskalnych - podkreśla Agnieszka Nocuń.

W praktyce przekłada się to na spokój i przewidywalność - zarówno dla dużych sieci stacji ładowania, jak i dla mniejszych operatorów czy partnerów działających w modelu white label. KSeF staje się dla nich elementem tła, a nie kolejnym źródłem ryzyka operacyjnego.